Безбумажное делопроизводство

Безбумажное делопроизводство (или безбумажный офис) представляет собой рабочую среду, в которой исключается или в значительной степени сокращается использование бумаги. Реализация безбумажного офиса возможна благодаря новейшим технологиям преобразующим документы в цифровую форму, то есть оцифровке. Безбумажный офис позволит бизнесу сэкономить на бумажных носителях, облегчить и ускорить процессы документооборота, повысить уровень безопасности личной информации, сохранить окружающую среду.

Термин «Безбумажный офис» был впервые использован компанией Micronet, Inc. в 1978 году.

Влияние бумажной промышленности на окружающую среду

Производство бумаги приводит к исчезновению лесов, изменению климата и образованию парниковых газов. По данным Американской ассоциации лесной и бумажной промышленности (American Forest & Paper Association), бумажная отрасль является третьей в мире по потреблению топливно-энергетических полезных ископаемых.

Отказ от бумаги при помощи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Внедрение онлайн-систем позволяет полностью отказаться от бумаги. Исключить использование бумаги можно при помощи автоматизации процессов, в которых применяются документы на бумажном носителе, такой подход носит название «метод электронных форм». Его суть, как правило, заключается в переводе печатных документов в электронный формат для автоматического заполнения и обработки данных. Этот метод позволяет безопасно отправлять данные, а также осуществлять цифровую подпись электронных документов без необходимости их печати. Автоматизация электронных форм включает в себя следующие технологии:

• Переносимый формат документов (PDF) — создание, отображение и взаимодействие с электронными документами и формами
• Электронные формы — создание, интеграция и отправка данных форм
• Базы данных — сбор данных для автоматической обработки документов
• Платформы автоматизации документооборота — перенаправление данных, документов и прямой документооборот
• Электронная почта — отправка и получение любой информации с возможностью передачи файлов
• Цифровая подпись документов
• Веб-серверы — получение и хранение данных, управление правами доступами к документам

Согласно действующему в США Закону «Об электронной подписи» от 2000 года, документ не может быть отклонен по причине того, что был заверен электронной подписью, компании обязаны принимать документы, подписанные электронным способом. Сегодня достаточно экономичных вариантов реализации безбумажного документооборота, не требующих от заказчиков приобретения аппаратуры или программного обеспечения. Преимущество этого программного обеспечения в возможности использования OCR (Оптическое распознавание символов), позволяющего пользователю искать полный текст любого файла.